Post- und Scanstelle
Wir sind ein papierfreies Haus.
Zahlungsrelevante Poststücke werden eingescannt, das heißt, in PDF Dokumente umgewandelt und an die Sachbearbeiter verteilt.
Zurzeit erhalten wir täglich ca. 8.000 Posteingänge, die wir mit dem tagesaktuellen Eingangsstempel versehen.
Schon hier wird entschieden, ob es sich um ein zu scannendes Dokument für den Fachbereich handelt oder ob es Post für z.B. die Behördenleitung oder den Personalrat ist.
Die zu scannenden Dokumente, werden nach den Fachbereichen
Besoldung,
Entgelte,
Versorgung
Kindergeld
vorsortiert.
Sind Dokumente nicht eindeutig zuzuordnen, wird die Zuständigkeit in der Karteistelle bestimmt.
Irrläufer, das sind Dokumente die nicht für das Haus bestimmt sind, werden an den Absender zurückgesandt oder an die zuständige Stelle weitergeleitet.
Alle E-Mails, DE-Mails und Faxe die an unsere Service Adresse gesandt wurden, werden gesichtet und an die zuständige Stelle im Hause weitergeleitet.
Hier werden die Dokumente nach weiteren fachlichen und technischen Kriterien sortiert und zu Stapeln zusammengefasst.
Diese Stapel erhalten zur weiteren Verarbeitung Parametern mit den entsprechenden Informationen.
Täglich werden ca. 7.000 Dokumente gescannt.
Durch das Scanning werden aus den Papierdokumenten PDFs erzeugt. Hierbei werden die von der Scanvorbereitung angegebenen Parametern übernommen.
Um die Gerichtsverwertbarkeit zu gewährleisen, wird das Scangut entsprechend signiert, d. h. digital unterschrieben.
In der Validierung werden die erzeugten PDF Dokumente betitelt und an die Postkörbe der zuständigen Sachbearbeitenden weitergeleitet.
Hierbei findet auch die endgültige Qualitätskontrolle der gescannten Post statt.
Die im Landesamt selbst erzeugte Post wird im Postausgang verschlossen und entsprechend des Gewichts frankiert.
Die frankierte Post wird nach einer Qualitätskontrolle täglich von den Postdienstleistern abgeholt.
So verlassen jeden Arbeitstag zurzeit ca. 9.000 Poststücke das Haus.