Hausverwaltung / Innere Dienste
Sylvia Crombach - Referatsleitung
Als Hausverwaltung verstehen wir uns in erster Linie als interne Dienstleister und als Ansprechpersonen zu allen gängigen oder auch nicht alltäglichen Themen des Gebäudemanagements.
Wir regeln die mietvertraglichen Belange der Behörde, die sachgerechte Ausstattung und Instandhaltung der Diensträume in Düsseldorf (Hauptsitz), Köln und Münster (Beihilfe-Außenstellen), übernehmen Aufgabenstellungen des Arbeits- und Brandschutzes sowie vielfältige sonstige zentrale Serviceleistungen, die Grundlage und Rahmenbedingungen für einen reibungslosen Dienstbetrieb der gesamten Behörde sind.
Zu den Serviceleistungen der Inneren Dienste zählen im Wesentlichen folgende Aufgabenbereiche:
Im Archiv lagern derzeit noch rd. 2,5 Mio. Papierakten, die vor Einführung der elektronischen Bezügeverfahren angelegt wurden und noch bis zum Ablauf maßgeblicher Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden müssen. Das Archivpersonal verwaltet diesen Aktenbestand bis zur Vernichtung aufgrund gesetzlicher Vorschriften.
Der Botendienst verteilt die noch in Papierform benötigten und somit nicht von der Scanstelle elektronisch zu erfassenden Posteingänge an die zuständigen Stellen im Hause. Entsprechendes gilt für hausinterne Postsendungen in Papierform.
Gleichzeitig gewährleistet er den Transport aller für den externen Postversand bestimmten Schreiben (rd. 9.000 pro Tag) vom jeweiligen Fachbereich an den Postausgang im Hause.
Die hauseigene Druckerei erstellt Informationsbeilagen für Bezügemitteilungen und Beihilfebescheide sowie vielfältige Schulungs- und sonstige im Haus benötigte Unterlagen (jährliches Gesamtvolumen > 500.000 Seiten).
Der Empfang ist erste Anlaufstelle für alle Besucherinnen und Besucher der Behörde. Er nimmt bei Bedarf Schriftstücke entgegen oder vermittelt Kundschaft, Lieferanten und Handwerksfirmen an die für sie zuständigen Ansprechpersonen.
Zum Aufgabenbereich der mit unterschiedlichen handwerklichen Kompetenzen ausgestatteten Hausmeisterei gehören u. a.
- die regelmäßige Überprüfung der haustechnischen Anlagen (Beleuchtung, Heizung, Klima, Heizung, Sanitär etc.),
- die elektrotechnische Prüfung aller ortsveränderlichen Maschinen und Geräte,
- die Erledigung kleinerer Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen,
- die Realisierung der infolge von Neu-/Umorganisationen und/oder personellen Veränderungen notwendigen hausinternen Umzüge,
- die tägliche Herrichtung des Konferenzzentrums für eine Vielzahl wechselnder Veranstaltungsformen,
- die Reparatur oder der Austausch defekter Büroausstattung (wie z. B. Schreibtische, Stühle oder Schränke).
Der Aufgabenbereich des Kraftfahrdienstes umfasst tägliche Kurierfahrten und notwendige Personenbeförderungen zu anderen Dienststellen und Einrichtungen.
Die Materialausgabe ist Lager und Ausgabestelle für alle im Hause benötigten Büromaterialien (rd. 250 verschiedene Artikel von A wie „Aktenordner“ bis Z wie „Zangenenthefter“).
Der Service rund um das hauseigene Konferenzzentrum mit insgesamt sieben unterschiedlich großen Räumlichkeiten umfasst neben der zentralen Terminbuchung auch die weitergehende Betreuung von Veranstaltungen aller Art (so z. B. auch von Großveranstaltungen wie den regelmäßig stattfindenden Beihilfe-Infotagen).