Nachdem die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Steuerpflichtige seit einiger Zeit ihren Steuerbescheid digital erhalten. Möglich ist das vor allem für die rund neun Millionen Bürgerinnen und Bürger (*), die in Nordrhein-Westfalen Einkommensteuer zahlen und darüber eine genaue Auskunft erhalten, den Einkommensteuerbescheid. Der Wechsel von Papier auf den digitalen Bescheid ist einfach. Über das ELSTER-Portal (www.elster.de) willigt der Steuerpflichtige in die elektronische Bekanntgabe ein. Danach stellt die Finanzverwaltung alle Bescheide zur Steuernummer und der betreffenden Steuerart digital zu. Sie stehen im ELSTER-Portal zum Download zur Verfügung und werden per E-Mail angekündigt. Von diesem digitalen Weg profitieren auch Körperschaften mit einem digitalen Körperschaftssteuerbescheid und die Gewerbetreibenden mit dem digitalen Gewerbesteuermessbescheid. Die Zahl digital bekanntgegebener Steuerbescheide steigt kontinuierlich. Gut 530.000 Bescheide waren es allein in den ersten sechs Monaten des Jahres 2024.

Der Bescheid auf Papier wird nicht so schnell abgelöst

Nach wie vor ist aber der Papierbescheid das gängigste Format und der Kommunikationsweg Nummer 1 zwischen dem Fiskus und den Steuerpflichtigen. Auch wenn sich die Zahlen digital und analog versendeter Bescheide in den nächsten Jahren sicherlich immer mehr angleichen werden, bleibt die Bedeutung von Papier (erst einmal) hoch. Dafür ist das RZF mit seinen modernen und leistungsstarken Drucksystemen und dem über Jahrzehnte entwickelten automatisierten Verarbeitungsprozess sehr gut gerüstet. 

Vorteil Tintendruck   

Jährlich verlassen 120 bis 150 Millionen Druckseiten, das sind bis zu 22 Millionen Briefsendungen, das RZF. Neben der sehr guten Qualität bei der Optik der Druckerzeugnisse, punktet der Prozess ebenso durch Schnelligkeit und Wirtschaftlichkeit. Wichtige Aspekte des Umwelt- und Arbeitsschutzes sind Vorteile der „piezoelektrischen“ Tintenstrahltechnologie, die im RZF eingesetzt wird.

Automation und Sicherheit in der Kuvertierung

Leistungsstarke Maschinen, bei denen der Hersteller RZF Know-how berücksichtigt hat, kuvertieren bis zu 27.000 Briefsendungen pro Stunde. Ein Trackingsystem steuert über einen DataMatrix-Code jedes Schreiben und dokumentiert lückenlos alle Prozess- und Verarbeitungsschritte. Der gesamte Arbeitsfluss von der Zusammenstellung der Sendung über die Kuvertierung bis zum Befüllen der Postboxen durch einen Verpackungsroboter geschieht vollautomatisiert. Jeder Brief ist in den Prozess der Sendungsverfolgung integriert.

Die Zukunft des Steuerbescheids ist digital

Die Verarbeitung steuerlicher Daten ist für die IT-Fachleute des RZF viel mehr als einfach nur eine tägliche Routine. Durch die Implementierung neuer digitaler Prozesse mit modernster Technik gibt es eine stetige Weiterentwicklung bei der Bekanntgabe von Steuerbescheiden. Häufig in der Kooperation mit anderen Bundesländern im Vorhaben KONSENS.  Das macht das RZF zu einem wesentlichen Faktor bei der Digitalisierung der Steuerverwaltung.

(*Quelle: Lohn- und Einkommensteuer – Zeitreihe | Landesbetrieb IT.NRW)