Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens wurde ab dem Veranlagungszeitraum 2017 die bislang geltende Belegvorlagepflicht bis auf wenige Ausnahmen in eine Belegvorhaltepflicht geändert. Dies bedeutet, dass Steuerzahler mit der Steuererklärung des Jahres 2017 dem Finanzamt grundsätzlich nur noch dann Belege vorlegen müssen, wenn das Finanzamt dazu auffordert.

Gemeint sind hiermit Belege, die bisher zwingend im Original vorgelegt werden mussten (Spendenbescheinigung, Kapitalertragsteuerbescheinigung, Nachweis über den Grad der Behinderung), und auch sonstige einzureichende Unterlagen, Aufstellungen und Erläuterungen, die für das Besteuerungsverfahren von Bedeutung sind, für die es aber keine gesetzliche Vorlagepflicht gab.


Aufbewahrungsfristen
Für die meisten Steuerbürger gilt, dass sie Belege grundsätzlich bis zum Ablauf der Einspruchsfrist (endet einen Monat nach Erhalt des Steuerbescheids) und nach Einlegung eines Einspruchs oder einer Klage bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens aufbewahren sollten. Belege, die für mehrere Jahre von Bedeutung sind (zum Beispiel ärztliche Atteste), sollten entsprechend länger aufbewahrt werden. Sollte der Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen oder vorläufig sein, sollten die Belege ebenfalls aufbewahrt werden (Angaben hierzu finden sich in den Erläuterungstexten am Ende des Steuerbescheids).

Eine besondere Regelung gilt für Zuwendungsnachweise, also Bescheinigungen für Spenden und Mitgliedsbeiträge an als gemeinnützig anerkannte Vereine und Einrichtungen: Diese müssen bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahrt werden, wenn sie nicht zuvor vom Finanzamt angefordert wurden.

Darüber hinaus müssen Privatpersonen weitere Belege aufbewahren: Für Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, sind Rechnungen für die Dauer von zwei Jahren aufzubewahren. Das können beispielsweise Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen sein. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Privatpersonen mit Fotovoltaikanlage
Einnahmen aus dem Betrieb einer Fotovoltaikanlage gehören zu den Einkünften aus Gewerbebetrieb. Dementsprechend gilt auch für Betreiber einer Fotovoltaikanlage, die Strom in das öffentliche Stromnetz einspeisen, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für die zugehörigen Unterlagen.

Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende, Freiberufler und Landwirte
Für gewerblich, selbstständig oder land- und forstwirtschaftlich tätige Steuerpflichtige haben sich keine Änderungen ergeben. Diese haben – wie auch bisher – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Für diese Berufsgruppen gelten daher besondere Aufbewahrungsfristen, die bis zu zehn Jahre betragen. So müssen beispielsweise Buchungsbelege für die Steuererklärung 2017 in der Regel bis zum 31. Dezember 2027 aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Steuerpflichtige mit bedeutenden Überschusseinkünften oder Anteilen an ausländischen Drittstaat-Gesellschaften (§ 147a der Abgabenordnung)
Haben Steuerbürger Überschusseinkünfte (das heißt als Arbeitnehmer, aus nicht der Abgeltungsteuer unterliegendem Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte), die in der Summe höher als 500.000 Euro pro Jahr sind, müssen Belege und Aufzeichnungen in diesem Zusammenhang grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt werden.
Das gleiche gilt ab 2018 auch für Steuerpflichtige, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf gesellschaftsrechtliche, finanzielle oder geschäftliche Angelegenheiten einer Drittstaat-Gesellschaft ausüben können.

Aktualisierung vom 03.05.2021:
Beleganforderungen im Rahmen von Außenprüfungen
Die ab dem Veranlagungszeitraum 2017 geltende Belegvorhaltepflicht bedeutet auch, dass bislang nur vorgehaltene Belege insbesondere im Rahmen von Außenprüfungen von der Finanzverwaltung angefordert werden können. Insoweit können in größerem Umfang als bisher Beleganforderungen stattfinden.