FINANZVERWALTUNG des Landes Nordrhein-Westfalen
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©FM NRW / Bernd Thissen

E-Mail-Kommunikation mit dem Finanzamt

Bürgerinnen und Bürger können grundsätzlich zu allen Anliegen (z.B. Nachreichung von Unterlagen zur Steuererklärung, Hinweis zur Änderung der Anschrift oder Antrag auf Fristverlängerung) elektronisch Kontakt zu ihrem zuständigen Finanzamt aufnehmen. Da die Finanzverwaltung zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet ist, dürfen Finanzämter demgegenüber Dokumente und Daten (z. B. Steuerbescheide, Einspruchsentscheidungen) grundsätzlich nicht per E-Mail an Bürgerinnen und Bürger oder deren Bevollmächtigte übermitteln. Eine elektronische Kommunikation vonseiten der Finanzämter ist grundsätzlich nur zulässig, sofern eine sichere Verschlüsselung der Daten möglich ist. Bei einer Kommunikation per E-Mail ist dies regelmäßig nicht der Fall. Die Finanzämter können dennoch per E-Mail mit den Bürgerinnen und Bürgern in Kontakt treten, wenn alle betroffenen Personen zuvor schriftlich in den Verzicht auf die Verschlüsselung eingewilligt haben (§ 87a Abs. 1 Satz 3 AO).

Einwilligung zum Verzicht auf die Verschlüsselung

Die Einwilligung zum Verzicht auf die Verschlüsselung muss mit Hilfe der Vordrucke für Bürgerinnen und Bürger, für Personengesellschaften und nicht rechtsfähige Personengemeinschaften, für Körperschaften und für Stiftungen ausdrücklich erklärt werden. Diese Einwilligung ist von allen Personen, über die der zu übermittelnde Datensatz personenbezogene Informationen enthält, eigenhändig zu unterschreiben, also beispielsweise bei zusammenveranlagten Ehegatten von beiden Eheleuten. Die unterschriebene Einwilligung kann per Post übersandt oder auch als eingescannte PDF-Datei per E-Mail übermittelt werden. Die Abgabe der Einwilligungserklärung durch einen steuerlichen Bevollmächtigten ist nicht zulässig. Soll das Finanzamt ermächtigt werden, mit einem steuerlichen Bevollmächtigten per E-Mail zu kommunizieren, müssen die Personen, die ihm eine Vollmacht erteilt haben, zuvor eine Einwilligungserklärung abgeben.

Weitere Informationen zu den Ausnahmen von der E-Mail-Kommunikation seitens der Finanzämter

Bestimmter Schriftverkehr ist von der Kommunikation per E-Mail aufgrund spezieller Formvorschriften ausgenommen. Hierzu gehören Verwaltungsakte (z.B. Steuerbescheide, Einspruchsentscheidungen) und sonstige Schriftsätze, für die das Gesetz ausdrücklich die Schriftform anordnet. Insoweit sind sichere Verfahren zu verwenden, die die übermittelnde Stelle oder Einrichtung der Finanzverwaltung authentifiziert (die Finanzverwaltung ist auch der tatsächliche Absender, d.h. der Urheber) und die Vertraulichkeit und Integrität des Datensatzes (übermittelte Daten sind auf dem Transport nicht verändert oder verfälscht worden) gewährleistet. Der Versand per E-Mail gibt eine solche Sicherheit nicht her (vgl. § 87a AO, Anwendungserlasses zur Abgabenordnung zu § 87a AO mit BMF Schreiben vom 20.12.2019).