Vorfreude ist doch die schönste Freude

Nicht nur in Kaarst wird für den Umzug 2026 geackert. Auch bei uns in der Roßstraße laufen in vielen Referaten die Vorbereitungen dafür schon seit einigen Wochen. Vor allem im GB 1 bestimmt das Umzugsgeschehen immer mehr die tägliche Arbeit. Ebenso im GB 3. Hier legen die Fachleute im Projekt „UMT-Aufbau Netzwerk“ die Basis für gute Verbindungen am neuen Standort. Die Arbeiten in den Projekten UMT und IT-BR nicht zu vergessen.

Weil sich an vielen Stellen die Aktivitäten kreuzen, wurde ein runder Tisch eingerichtet. Dort werden die Themen gebündelt und Planungsperspektiven mit Abhängigkeiten erstellt. Dr. Stephan Rochon und Andreas Hedderich sind als Sprecher dieser Arbeitsgemeinschaft benannt worden.

Trotz einer langen To-do-Liste, die in den nächsten drei Jahren noch abzuarbeiten ist, darf, besser muss, auch geträumt werden: Von kurzen Wegen innerhalb des neuen Gebäudes. Von attraktiven Besprechungsräumen „mit Fenstern“ für die Teambesprechungen. Von einem funktionierenden Shared-Desk-Konzept, bei dem auch Platz für die persönlichen Wohlfühlgegenstände ist. Wie ist der aktuelle Stand der Dinge im April 2023?

Referat 110: Gute Tipps von OFD und LBV

Neben dem Umzug nach Kaarst steht auch noch der Auszug aus dem Prog-Gebäude an. Beides fordert uns, die Hausverwaltung des Referats 110. Das Gute ist, dass sich manche Aufgaben verbinden lassen und nicht doppelt erledigt werden müssen. Zum Beispiel die Entsorgung unserer über die Jahrzehnte angesammelten Siebensachen. Die Kolleginnen und Kollegen aus dem Prog-Gebäude haben das im Sommer mit unserer Unterstützung schon hinter sich. Außerdem ermitteln wir gerade die Anzahl höhenverstellbarer Schreibtische und bringen sie zur Nutzung in die Anmietungen. Eine gute Gelegenheit, das Shared-Desk-Konzept im Kleinen schonmal auszuprobieren. Wir planen ferner eine Ermittlung der Anzahl von Gegenständen, die mit nach Kaarst kommen, um eine genaue Analyse für die auszuschreibenden Umzugsleistungen machen zu können. Verträge, die wir mit der Reinigungsfirma und den Entsorgungsbetrieben haben, gilt es, rechtzeitig zu kündigen und für Kaarst neu auszuschreiben. Als Referatsleiterin habe ich den Kontakt mit einem Kollegen des Landesamts für Besoldung und Versorgung (LBV) aufgenommen, der den Umzug des LBV begleitet hat und bereits erste gute Tipps erhalten, welche uns die Ausschreibungen der Umzugsleistungen sowie die Planung und Koordination des Umzugs erleichtern können.  Ein Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen der Oberfinanzdirektion (OFD), die ebenfalls schon einen Umzug hinter sich haben, steht auch noch an.

Im Blick auf Kaarst ist es nicht nur für das Referat 110 eine große Erleichterung, dann nur noch einen Vermieter zu haben. In diese zusätzlichen Aufgaben sind heute schon bis zu sechs Mitarbeitende von uns eingebunden. Eine Person wurde neu angestellt und -sobald sie ihre Tätigkeit im RZF aufnehmen konnte- ausschließlich mit Aufgaben rund um den Umzug betraut. Der Fokus zeigt bei uns schon deutlich Richtung Westen.

Referat 112: Umzugskosten für die Mittelfristige Finanzplanung abschätzen

Im Haushaltsreferat 112 geht es natürlich in erster Linie um die Kosten des Umzugs. Die Haushaltsmittel hierfür müssen jetzt schon geplant werden.  Das ist eine große Herausforderung, weil wir dafür Kosten schätzen müssen, die man noch gar nicht genau kennt. Für die Mittelfristige Finanzplanung mussten wir bereits im Januar neben den Planungen für 2024 auch Zahlen für die Jahre 2025 bis 2027 melden. Das führt dazu, dass wir den Referaten, die sich mit der praktischen Umsetzung des Umzugs beschäftigen, immer wieder Fragen zum langfristigen Finanzbedarf stellen müssen, die diese eigentlich noch gar nicht beantworten können. Es gibt aber auch eine ganz praktische Herausforderung, die wir lösen müssen. Da der Bereich der Buchhaltung noch nicht durchgängig digitalisiert ist, aber lange Aufbewahrungsfristen hat, müssen viele Akten mit umziehen. Wird es dafür genug Platz im Neubau geben? Diese Frage beschäftigt uns schon heute. Sonst müssen wir noch eine andere Lösung finden. Nichtsdestotrotz: Wir freuen uns darauf, wenn alles unter einem Dach ist, mit Kantine, Geschäftsstelle, Materialausgabe und genügend großen Besprechungsräumen mit Fenstern.

Referat 114: Wer sitzt wo?

Organisation und Planung sind zwei Tätigkeitsschwerpunkte des Referats 114, die meist Hand in Hand unterwegs sind. Wir beschäftigen uns mit allen Fragen rund um die Büroverteilung am neuen Standort, die Entwicklung eines neuen Zutrittskonzepts und sind an dem Einsatz des Shared-Desk-Konzepts beteiligt, gemeinsam mit Referat 110 und 115. Einen wachsamen Blick haben wir auf die Einhaltung des gegebenen Zeitplans.

Referat 115: Der Umzug hat keine Relevanz für den IT-Arbeitsplatz 

Die Planung der Arbeitsplatzausstattung für Kaarst ist unsere Aufgabe im Referat 115. Das ist aber sowieso unsere Aufgabe und deshalb im Hinblick auf den Umzug nicht außergewöhnlich. Weil wir in den letzten Jahren die mobile Ausstattung im RZF immer weiter ausgedehnt haben, entsteht im Rahmen des IT-Arbeitsplatzes in Kaarst relativ wenig Aufwand. Für das mobile Arbeiten ist es nebensächlich, von wo die Person arbeitet. Für die stationäre Ausstattung mit Bildschirmen oder Druckern können wir zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Aussage wagen. Aber auch das ist dem Grunde nach für keinen relevant, da entweder die bisherigen Bildschirme einfach weiter benutzt werden können oder an neuen Monitoren gearbeitet wird. Fakt ist: Es wird Monitore geben, an denen Personen arbeiten. Interessanter ist da eher schon die Frage nach der Verwendung von Druckern am Arbeitsplatz. Aktuell diskutieren Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Dienststellen in Arbeitsgruppen über ein neues Druckkonzept in der Finanzverwaltung, was weniger Drucker erfordern würde. Stichwort: „das papierlose Büro“. Also auch kein wirkliches Umzugsthema, weil das Konzept von der gesamten Finanzverwaltung umgesetzt werden würde.

Referat 116: Aus- und Fortbildung gibt es auch in Kaarst

Gibt es 2026 noch Flipcharts auf Papier? Das ist eine der Fragen, mit denen wir uns im Referat 116 aktuell beschäftigen. Besonders herausfordernd ist es, heute schon so zu planen, dass die Ausstattung der Schulungsräume in Kaarst in drei Jahren noch up to date ist. Die Öffentlichkeitsarbeit im Referat begleitet den Umzug kommunikativ. So wie mit dieser Ausgabe der BLOGZEIT. Es ist uns ein großes Anliegen, dass alle im RZF dicht am Geschehen in Kaarst „dran sein“ können.

Referat 117: Heute schon im Hinterkopf: Doppelbetrieb an zwei Standorten

Unsere Termine mit den Sub-Unternehmen des Bauträgers werden gerade häufiger. Die Haus- und Betriebstechnik (Referat 117) ist heute schon im Dialog über die verschiedenen Systeme, die wir für den Betrieb der Kälte- oder Heiztechnik und der IT-Stromversorgung einsetzen werden. Wie werden später einmal Störungen zentraler Maschinen und Anlagen angezeigt? Oder welche Zuständigkeiten werden wir überhaupt in den ersten Jahren haben, wenn die neuen Anlagen noch in der Gewährleistung sind? Das sind Fragen, die uns umtreiben und die wir gemeinsam besprechen. Zufrieden sind wir mit den Räumen, die wir im neuen Gebäude nutzen werden. In der ersten Etage mit einem (technischen) Leitstand, bei dem die Gebäudeleittechnik und der Objektschutz zusammenlaufen. Auch Zimmer für den technischen Bereitschaftsdienst wird es nach wie vor geben. Im Hinterkopf haben wir aber auch, dass es für einen nicht definierten Zeitraum einen sicheren Doppelbetrieb an zwei Standorten geben muss. Das wird für uns alle herausfordernd und spannend werden.

Referat 119: Nur keine Frist verpassen

Im Vertragsmanagement des Referats 119 dreht sich fast alles um korrekte Vertragsgestaltungen. Da fallen in Bezug auf den Umzug natürlich einige Änderungen an. Allein, dass es einen neuen Dienstort geben wird, führt zu neuen Formulierungen in zahlreichen Verträgen. Diese gilt es jetzt herauszufinden. Außerdem kündigen wir sowohl die Mietverträge für die Anmietungen in Düsseldorf als auch diverse Wartungsverträge. Wir haben selbstverständlich eine exakte Wiedervorlage, dass uns keine Frist entgeht.