Innovativ: Wenn Kollege Roboter die Arbeit erledigt

Ein Dankeschön der besonderen Art erreichte das RZF aus einem Finanzamt des Landes. Was war der Grund? Gut 1200 Listeneinträge hat ein Software-Roboter korrigiert, ohne dass ein Mensch dafür auch nur einen Finger rühren musste. Möglich ist das durch Robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA). 

Als digitales Rückgrat der Finanzverwaltung arbeitet das RZF kontinuierlich an der Weiterentwicklung moderner Technologien. Vor drei Jahren wurde das Teilprojekt RPA in das Programm fit4Digital aufgenommen und das Potenzial der RPA-Technologie für die Finanzverwaltung nachgewiesen und nutzbar gemacht. Seit 2023 werden mit der RPA-Plattform des Marktführers „UiPath“ zeitaufwändige Routineaufgaben automatisiert, die für Mitarbeitende viele Stunden monotoner Arbeit bedeuten würden. So wie in diesem Beispiel.

1200 Listeneinträge von einem Roboter bearbeitet

In einem Finanzamt sind 1200 Steuerfälle durch Listeneinträge in sogenannten Freifeldern für eine spätere automatisierte Bearbeitung unbrauchbar. Diese Eintragungen zu löschen, bedeuten eine zeitaufwändige und monotone Aufgabe. Oder anders ausgedrückt: Genau das Richtige für die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA).

Nach einer ersten Kontaktaufnahme mit den für die RPA zuständigen IT-Fachleuten des RZF dauert es nur zwei Wochen, in denen die betreffenden Fälle erfolgreich bearbeitet werden. Alle fehlerhaften Vermerke sind mit Hilfe des Software-Roboters in Rekordzeit gelöscht. Kein Wunder, dass das bei allen Beteiligten Begeisterung auslöst. Doch wie genau funktioniert die RPA-Technik?

RPA als eine Art „Brückentechnologie“: Grenzen und Vorteile im Vergleich

RPA bedient die Anwendungen wie ein menschlicher Nutzer über die Oberfläche, daher ist für den Einsatz von Software-Robotern keine Anpassung der verwendeten Software erforderlich. Während des Ablaufes einer Automation können Daten aus unterschiedlichen Anwendungen gelesen und in andere Anwendungen zur weiteren Bearbeitung überführt werden, ohne auf eine technische Schnittstelle angewiesen zu sein. Folglich können Abläufe mit Anwendungen automatisiert werden, die bisher noch keine technische Schnittstelle haben. Nicht jeder Ablauf ist für eine RPA-Unterstützung geeignet. Deshalb schaut sich das Team jede Anforderdung vorher genau an.

Ausblick: Was geht noch bei dem Thema? 

Aktuell kommt im RZF die reine RPA-Technologie zum Einsatz. RPA kann aber auch mit KI-Komponenten erweitert werden, die dann im Rahmen eines Prozesses erfahrungsbasierte Entscheidungen treffen oder Vorschläge unterbreiten können. Das ist besonders bei einer Menge unstrukturierter Daten, wie z.B. Bilder oder Stimmen, sinnvoll. Damit wird es möglich, Vorabprüfungen von Rechnungsbelegen oder gescannten Dokumenten (Document Understanding) vorzunehmen sowie Anfragen über ChatBots zu verarbeiten.
Diese Optionen rücken immer mehr in den Fokus. RPA ist also ein zukunftsträchtiges Thema, das Einfluss auf verschiedene Bereiche hat und auch neue Formen der behördenübergreifenden Zusammenarbeit bietet. Im RZF kennen sich Fachleute damit aus.